PRINSIP – PRINSIP DAN PENDEKATAN DALAM PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK SERTA TEKNIK PENGELOLAAN ARSIP

PRINSIP – PRINSIP DAN PENDEKATAN DALAM PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

A.      PENGERTIAN ARSIP

Arsip berasal dari kata Belanda yaitu archief yang bersumber pada kata Yunani archeion artinya gedung kota, kuno atau archivum (bahasa Latin), artinya gedung. Dari kata archivum muncullah kata archives (bahasa Inggris), archivio (Italia), archief (Belanda), archiv (Jerman), dan arsip (Indonesia). Di Indonesia sendiri, ada istilah lain yaitu kintaka yang berarti surat dan banyak digunakan pada tahun 1950-an. Selain itu juga ada istilah warkat yang artinya surat.

Berdasarkan Undang – Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan – ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 1 menyebutkan bahwa arsip adalah naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga – lembaga negara dan badan – badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

Namun mengalami perubahan melalui Undang – Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, menyebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diteriman oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Berdasarkan ISO 15489-1, arsip adalah informasi yang diciptakan, diterima, dan disimpan sebagai bukti dan informasi oleh suatu organisasi atau seseorang, dalam rangka memenuhi kewajiban hukumnya atau dalam rangka transaksi bisnis. Arsip didefinisikan sebagai informasi terekam (rekaman informasi) yang dibuat atau diterima dalam proses memulai, melaksanakan dan menyelesaikan aktivitas institusi atau perorangan dan mengandung konten, konteks, dan struktur yang memadai untuk menjadi bukti dari aktifitas tersebut.

Jadi arsip adalah hasil informasi dari segala aktifitas yang dilakukan oleh sebuah organisasi atau individu. Arsip  berisikan data, fakta atau pesan yang disampaikan. Isi arsip selalu berkaitan dengan suatu tindakan dalam rangka pelaksanaan kegiatan tugas dan fungsi organisasi ataupun kegiatan perorangan. Dalam kata lain, arsip merupakan bukti dari sebuah aktifitas Arsip harus dijaga untuk keperluan organisasi, perusahaan, maupun individu, karena boleh jadi arsip tersebut berguna untuk keperluan bisnis perusahaan dan jalannya sebuah organisasi.

Dengan demikian, untuk dianggap sebagai arsip suatu dokumen harus memiliki isi, konteks dan struktur yang jelas. Pemahaman terhadap isi arsip dapat berubah bila konteks dan struktur dari arsip tersebut telah termanipulasi dari keadaan asalnya.

Salah satu jenis arsip, yaitu arsip elektronik. Arsip elektronik adalah arsip yang terdapat pada media penyimpanan elektronik, yang dihasilkan, dikomunikasikan, disimpan dan/atau diakses dengan menggunakan peralatan elektronik dengan wujud digital. Jenis yang umum dari arsip elektronik antara lain dokumen – dokumen yang dibuat dengan aplikasi pengolah kata, spreadsheets, presentasi multimedia, email, websites, dan transaksi – transaksi secara online.

B.       PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

Membicarakan tentang keberadaan arsip elektronik tidak terlepas dari perkembangan teknologi informasi. Pada teknologi informasi terdapat 2 komponen utama yaitu komputer dan telekomunikasi. Penggunaan komputer ini merupakan hal yang sangat penting dalam pengelolaan arsip elektronik untuk membantu administrasi arsip. Melalui pengelolaan arsip elektronik dengan menggunakan perangkat teknologi informasi dan komunikasi, suatu organisasi atau perusahaan bisa memberikan pelayanan arsip yang lebih baik kepada pihak – pihak yang memerlukan.

Pengelolaan arsip elektronik juga berkaitan dengan manajemen arsip elektronik. Sebuah sistem manajemen dokumen elektronik adalah alat perangkat lunak yang khusus dirancang untuk menggambarkan dan mengelola infromasi elektronik tidak terstruktur dengan cara yang terkontrol dan konsisten.

Konsep system pengelolaan arsip dapat diperoleh dari isilah recordkeeping system, sedangkan dari sumber lainnya, lebih cocok untuk penerjemahan dari record management system. Record keeping system merupakan suatu sistem informasi yang dikembangkan untuk tujuan penyimpanan dan temu balik arsip, dan di organisir untuk mengontrol fungsi-fungsi penciptaan, penyimpanan, dan pengaksesan arsip serta untuk menjaga ontentisitas dan reliabilitasnya. Sistem pengelolaan arsip yang baik akan menjamin pemeliharaan dan preserfasi arsip-arsip yang otentik, reliable, dan dapat di akses sepanjang masa.

C.      PRINSIP-PRINSIP PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

ISO standar 1589-1 memberikan 3 prinsip berikut dalam program manajemen arsip, yaitu:

1.  Arsip dibuat, diterima dan digunkan dalam pelaksanaan aktifitas bisnis. Untuk mendukung keberlangsungan bisnis, kepatuhan terhadap peraturan yang ada organisasai harus menciptakan dan memelihara arsip yang otentik, reliable dan dapat digunakan serta melindungi integritas arsip tersebut sepanjang diperlukan.

2.    Aturan-aturan bagi penciptaan dan pengkapturan arsip dan meta data harus di padukan kedalam prosedur-prosedur yang mengatur semua proses bisnis yang membutuhkan bukti bagi aktivitasnya

3.     Perencanaan keberlangsungan bisnis dan langkah-langka kontigensi harus menjamin bahwa arsip – arsip yang fital bagi berjalannya fungsi organisasi diidentifikasi sebagai bagian dari analisis resiko dan dilindungi serta dapat dipulihkan bila diperlukan.

Disamping itu, standar tersebut mensyaratkan beberapa karakteristis berikut agar suatu system pengelolaan arsip dapat beroprasi secara afektif dan efesien yaitu:

•  Andal, yaitu sistem pengelolaan arsip harus dapat menjaring secara rutin semua arsip dari seluruh kegiatan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi; menata arsip dengan cara yang mencerminkan proses kegiatan organisasi; melindungi arsip dari pihak yang tidak berwenang, berfungsi secara rutin sebagai sumber informasi utama semua kegiatan; menyediakan akses terhadap semua arsip beserta metadata nya.

• Utuh, yaitu harus dilengkapi dengan sarana pengendali sehingga mampu mencegah akses, perubahan, pemindahan, atau pemusnahan arsip dari pihak yang tidak berwenang.

• Sesuai peraturan, yaitu harus memenuhi ketentuan peraturan perundang – undangan, standar, pedoman, dan petunjuk teknis yang terkait.

• Menyeluruh, yaitu harus mampu mengelola seluruh arsip yang diciptakan organisasi dalam bentuk corak apapun.

• Sistematik, yaitu harus mengelola arsip sejak penciptaan hingga penyusutan yang pelaksanaannya secara sistematis mengacu pada rancang bangun dan pengoperasian yang terpadu antara sistem kearsipan dan sistem kegiatan organisasi.

D.      PENDEKATAN – PENDEKATAN DALAM PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

Terdapat dua pendekatan utama dalam pengelolaan arsio, yaitu :

1.      Pendekatan Daur Hidup Arsip (Life Cycle) 
     Pendekatan ini berpendapat bahwa arsip menjalani suatu seri berurutan mulai dari fase kelahirannya sebagai arsip (penciptaan), diikuti dengan kehidupan aktifnya (pemeliharaan dan penggunaan) dan selanjutanya fase penentuan nasib akhirnya (yakni simpan sebagai arsip statis, dimusnahkan atau diserahkan kepihak lainnya) yang di tetapkan oleh pemerintah (arsip nasional) dengan melakukan penilaiaan terhadap nilai legal, financial, historical, kultural, terhadap arsip tersebut. Fokus dari pendekatan daur hidup arsip adalah proses – proses rutin. 

 pendekatan daur hidup

2.      Pendekatan Records Continuum 
    Records continuum merupakan pendektan alternative untuk pengelolaan arsip, apapun formatnya yang dikembangkan oleh para peneliti dari monash University. Pendekatan ini memfokuskan pada manajemen arsip sebagai suatu proses yang berkelanjutan. Ia memendang perlunya mengelola arsip dari perspektif aktifitas – aktifitas yang di dokumentasikannya. Pendekatan records continuum memberikan suatu pendekatan yang terpadu terhadap pengelolaan arsip, terutama arsip elektronik, dimana manajemen dan administrasi terhadap arsip dapat di bagi oleh para pengguna akhir (end user), staf bagian arsip, dan staf bagian informasi.

TEKNIK PENGELOLAAN DOKUMEN SECARA MANUAL DAN ELEKTRONIK

Pengelolaan dokumen atau arsip dapat dilakukan dengan beberapa  teknik, namun harus tetap disesuaikan dengan bentuk fisik dari arsip itu sendiri. Didalam pengelolaan arsip terdapat arsip tekstual / arsip kertas yang dimana proses pengelolaannya menggunakan proses yang manual, oleh karena itu terdapat beberapa prosedur yang harus dilakukan, yaitu :

·      Identifikasi Arsip

Identifikasi ini dilakukan untuk mengetahui konteks arsip dan sistem penataannya. Kegiatan yang dilakukan didalam identifikasi ini adalah mengelompokkan arsip berdasarkan kesamaan masalah bisa kesamaan kegiatan, kesamaan urusan, dan kesamaan jenis.

·        Pembungkusan Arsip

Kegiatan ini dilakukan dengan menggunakan kertas kraf, yang bertujuan agar arsip tersebut lebih terawat dan tidak terkena debu.

·        Manuver Fisches

Pada tahapan ini dokumen diurutkan berdasarkan kurun waktunya mullai dari tahun yang tertua sampai tahun yang termuda.

·         Penomoran Difinitif

Hasil penyusunan kartu deskripsi tersebut selanjutnya diberikan nomor urut 1, 2, 3, dll ...

·        Daftar pertelaan arsip

·        Pelebelan boks

Pemberian lebel dilakukan agar memudahkan dalam temu kembali informasi.

·         Penempatan boks dalam rak

Selain arsip tekstual, terdapat pula arsip non tekstual dimana pengelolaannya berbeda, yaitu sbb:

a.    Arsip Sound Recording

Merupakan arsip yang informasinya terekam didalam media elektronik, maka terdapat beberapa prosedur teknik yang harus dilakukan didalam proses pengelolaannya:

·      Penerimaan

·      Pelebelan

·      Transkripsi

·      Indeks

·      Abstraksi

·       Penataan

·      Pembuatan daftar

b.   Arsip Kearsitekturan

Merupakan arsip yang berupa gambar yang merupakan bentuk visual dari seorang arsitek. Teknik pengelolaannya yaitu dengan membuat deskripsi terperinci tentang informasi yang ada. Unsur-unsurnya meliputi: pencipta, nomor kerja, nama arsitek, tanggal/tahun arsitek dibuat, nama bangunan, type bangunan, kode klasifikasi, kondisi fisik. Kemudian diletakkan dilaci dengan berdasarkan subjek dengan urutan pengerjaannya  nama instansi, judul, tahun. Agar mudah dalam penemuan informasinya kelak.

c.   Arsip vidio

Arsip yang informasinya tedapatdimedia elektronik dan berupa citrak bergerak. Teknik pengelolaannya dimulai dengan melakukan pengecekan data secara teknik pendiskripsian terdiri dari unsur – unsur nomor urut pengerjaan, judul, masa putar, TTL, Produksi, mutu suara, asal koleksi, keterangan, penemuan kembali arsip dilakukan dengan membuat daftar yang memuat unsur – unsur diskripsi arsip foto.

DAFTAR PUSTAKA

Rustam, Muhammad. (2014). Pengelolaan Arsip Elektronik. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka.

Basuki, Sulistyo. (2015). Pengantar Ilmu Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka.

Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. (2014). Manajemen Kearsipan Elektronik. Yogyakarta: Gava Media.